DUERP : conservation pendant 40 ans et dépôt dématérialisé, où en est-on ?
Le document unique et ses versions successives se conservent au moins 40 ans. Le portail de dépôt dématérialisé prévu par la loi de 2021 n'est pas en service : la conservation reste à la charge de l'employeur.
L'essentiel
- Le document unique, dans ses versions successives, est conservé par l'employeur pendant au moins 40 ans (loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 ; articles L4121-3-1 et R4121-4 du code du travail), depuis le 31 mars 2022.
- Le dépôt dématérialisé sur un portail numérique était prévu pour le 1er juillet 2023 (150 salariés et plus) et au plus tard le 1er juillet 2024 (autres entreprises). Ces dates n'ont pas été tenues : aucun portail n'a été mis en service.
- En attendant, l'employeur conserve lui-même les versions successives sur papier ou sous forme dématérialisée (article R4121-4).
- Le document est tenu à la disposition des salariés, des anciens salariés, du CSE, du service de santé au travail et des agents de contrôle, et les modalités d'accès sont affichées dans les locaux.
- Point à surveiller : à notre connaissance, l'article L4121-3-1 prévoyant le portail n'est pas abrogé, mais aucune mise en service n'est annoncée.
Combien de temps faut-il conserver le document unique ?
Le document unique doit être conservé au moins 40 ans, avec toutes ses versions successives. Cette règle résulte de la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, entrée en vigueur le 31 mars 2022, et de l'article R4121-4 du code du travail.
Le but est la traçabilité collective des expositions : un salarié atteint d'une maladie professionnelle des décennies plus tard doit pouvoir retrouver à quels risques son poste était exposé. C'est pourquoi la conservation vise les versions successives, et non le seul document en vigueur. À chaque mise à jour, l'ancienne version est archivée et non remplacée.
À qui le document doit-il être accessible ?
Le document unique doit être tenu à disposition de plusieurs catégories de personnes pendant 40 ans (article R4121-4) :
- les travailleurs et anciens travailleurs, pour les versions en vigueur pendant leur période d'activité ;
- les membres de la délégation du personnel du comité social et économique ;
- le service de prévention et de santé au travail ;
- les agents de l'inspection du travail ;
- les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale ;
- les agents des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail ;
- les inspecteurs de la radioprotection, pour les expositions aux rayonnements ionisants.
L'employeur doit aussi afficher un avis indiquant comment les salariés accèdent au document, à un endroit aisément accessible. Dans une entreprise dotée d'un règlement intérieur, cet avis est placé au même endroit que lui. Sur les rythmes de révision du document, voir la mise à jour du document unique.
Le dépôt dématérialisé sur un portail existe-t-il ?
Non. À la date du 5 octobre 2026, aucun portail de dépôt du document unique n'est en service. La loi du 2 août 2021 a pourtant inscrit à l'article L4121-3-1, V, B, que le document et ses mises à jour feraient l'objet d'un dépôt dématérialisé sur un portail numérique déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d'employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel.
Les échéances prévues étaient :
| Entreprises concernées | Échéance prévue par la loi |
|---|---|
| 150 salariés et plus | 1er juillet 2023 |
| Moins de 150 salariés | Dates fixées par décret, au plus tard le 1er juillet 2024 |
Aucune de ces dates n'a pu être tenue. Dans une réponse publiée le 30 novembre 2023, le ministère du Travail a indiqué que de nombreuses difficultés étaient vite apparues : faisabilité technique pour héberger les documents pendant 40 ans, authentification des accès, protection du secret des affaires, financement et maintenance du portail. Il a aussi précisé qu'une mission de l'Inspection générale des affaires sociales (IGAS) avait confirmé ces difficultés et souligné un bilan bénéfice-risque négatif, et qu'il allait procéder à de nouvelles concertations avec les partenaires sociaux.
Que doit faire l'employeur en attendant ?
En attendant le portail, l'employeur conserve lui-même les versions successives du document au sein de l'entreprise. L'article R4121-4 le dit expressément : jusqu'à l'entrée en vigueur de l'obligation de dépôt sur un portail, l'employeur conserve les versions successives sous la forme d'un document papier ou dématérialisé.
La réponse ministérielle de novembre 2023 rappelle aussi que chaque mise à jour doit être transmise au service de prévention et de santé au travail de l'employeur. Les sanctions de 2026 ne changent pas ce point : l'amende administrative créée par la loi du 25 juin 2026 vise l'absence de document (paragraphes I et II de l'article L4121-3-1), et non le dépôt sur un portail. Les montants sont détaillés dans l'article sur les amendes et sanctions.
Un point reste incertain. À notre connaissance et d'après la version consultée du code du travail numérique, le paragraphe sur le portail n'a pas été abrogé, et nous n'avons trouvé aucune annonce de mise en service ni de nouvelle échéance. Si un dispositif était un jour lancé, un décret fixerait les dates et les modalités. Vérifiez l'état du droit au moment de votre démarche.
Comment archiver un document unique pendant 40 ans ?
Une bonne archive tient en quelques règles simples, à appliquer dès la première version :
- Dater chaque version et la conserver à côté des précédentes, sans écraser le fichier. Le code du travail n'impose pas de date, mais c'est elle qui permet de prouver la mise à jour annuelle.
- Choisir un format durable et lisible : un fichier PDF en plus du fichier modifiable, avec une copie hors du poste de travail principal.
- Prévoir une sauvegarde et un emplacement connu de plusieurs personnes, pour que l'accès ne dépende pas d'un seul salarié ou d'un seul prestataire.
- Si un prestataire ou un logiciel gère le document, vérifier que vous pouvez en exporter toutes les versions : en cas de fin de contrat, c'est vous qui devez pouvoir les produire pendant 40 ans.
- Tenir un index : liste des versions avec leur date, les unités de travail concernées et la personne qui a validé.
Les versions papier peuvent être archivées telles quelles. Si vous numérisez, conservez au besoin l'original le temps de vérifier que la copie est lisible.
Que risque-t-on en ne conservant pas les anciennes versions ?
Nous n'avons pas relevé de sanction propre à la non-conservation des versions antérieures dans les textes consultés, mais le défaut de conservation prive l'employeur de preuves. Sans archives, il ne peut pas répondre à la demande d'un ancien salarié, ni à celle du CSE ou de l'inspection du travail, et il ne peut pas établir ce qu'il savait des risques à une date donnée.
Selon service-public.gouv.fr, ne pas mettre le document unique à la disposition du CSE constitue un délit d'entrave, puni jusqu'à 1 an d'emprisonnement et 7 500 € d'amende. En cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, la faute inexcusable suppose que l'employeur avait ou aurait dû avoir conscience du danger : une archive complète est alors le meilleur moyen de démontrer l'évaluation et les mesures prises. Pour vérifier votre propre situation en quelques minutes, utilisez le diagnostic gratuit, qui contrôle notamment la conservation, l'accessibilité et la transmission au service de santé au travail.